Step - step Menjalankan Kaizen

Kaizen Event atau kaizen blitz merupakan suatu “event” atau proyek mini yang dilakukan pada waktu tertentu untuk pada area tertentu (atau value stream tertentu) yang membutuhkan improvement, dengan sasaran dan tujuan yang spesifik. Proyek singkat Kaizen ini umumnya berlangsung selama 2 hingga 5 hari, tergantung kebutuhan perusahaan. Karena sifatnya “instan”, Kaizen Event sering disebut dengan program “rapid improvement“.
Bagaimana caranya untuk memulai inisiatif Kaizen dengan tepat? 
Memang ada beberapa langkah yang harus dilakukan agar Kaizen Event berjalan dengan efektif dan tepat sasaran, dan menghasilkan perbaikan yang signifikan. Inilah langkah-langkah yang disarankan oleh para Lean expert:
1) Tentukan Area Masalah – Pada tahap ini dilakukan penentuan topik masalah sebagai sasaran event Kaizen. Masalah yang ingin diatasi bisa dipilih dengan cara melakukan value stream mapping (VSM), diambil dari permasalahan yang terjadi di satu area, atau bisa juga berupa prioritas bisnis yang belum tercapai.  Masalah juga harus dideskripsikan dan dijabarkan dengan jelas kepada seluruh tim, agar tim memiliki kesamaan persepsi. Sasaran juga harus sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan.
2) Tentukan Tujuan dan Sasaran – Pada saat melakukan inisiatif Kaizen untuk pertama kalinya, mulailah dengan sasaran yang sederhana. Sasaran yang relatif mudah dicapai misalnya: menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan kondusif dengan menerapkan 5S, memperbaiki flow, atau membuat visual management. Beberapa ide sederhana lainnya untuk dijadikan sasaran Kaizen bisa berupa membuat standard location, membuat standard tool station, mempercepat waktu change-over, mengurangi cacat produk, meminimalisir breakdown pada mesin, atau membuat sistem kanban. Sasaran yang sederhana dan cenderung mudah dicapai akan meningkatkan moral karyawan dan menumbuhkan optimisme dalam menjalankan program improvement, khususnya untuk menciptakan momentum yang diperlukan untuk naik ke level program perbaikan yang lebih kompleks.
3) Bentuk Tim – Tim yang akan menjalankan Kaizen event umumnya berjumlah 6 hingga 10 orang, tergantung kebutuhan. Setiap tim yang ada harus beranggotakan orang-orang dari berbagai divisi dan bagian agar nantinya ide dan perspektif yang terlontar akan lebih segar dan variatif. Tim yang sedang fokus kepada Kaizen event tidak boleh diganggu oleh pekerjaan rutin yang biasa mereka lalukan sehari-hari, dan hanya fokus pada sasaran yang ditentukan dalam proyek kaizen tersebut.
4) Berikan Pelatihan Kaizen – Jika tim tersebut melakukan kaizen untuk pertama kalinya, sangat penting untuk mengadakan pelatihan khusus mengenai kaizen sebelum memulai proyeknya. Pelatihan harus mencakup pengertian dan tujuan Kaizen event, sasaran yang harus dicapai, langkah-langkah yang harus ditempuh agar sasaran dapat diraih dengan maksimal, bagaimana mengeksekusinya, dan juga pelatihan mengenai tools yang digunakan dalam root cause analysis untuk digunakan dalam sesi problem solving.
5) Lakukan Pengukuran – Sebelum memulai inisiatif improvement apapun, sangat penting untuk memiliki pengukuran awal atau baseline performance, yang dapat digunakan sebagai perbandingan bagi pengukuran akhir setelah proyek selesai. Ini berguna untuk menilai dan memutuskan apakah program yang diterapkan tersebut efektif atau tidak. Data ini sebaiknya siap sebelum Kaizen event dimulai.
6) Lakukan Root Cause Analysis – Setelah pokok permasalahan didapat, lingkup permasalahan jelas, baseline tersedia, lakukanlah root cause analysis. Untuk melakukan problem solving, ada beberapa tools yang dapat digunakan seperti Fishbone Diagram, 5 Why Analysis, Afinity Diagram, Fault Tree Diagram, Benefit Effort Matrix, dan sebagainya. Lalu lakukanlah validasi langsung di lapangan melalui Gemba.
7) Laksanakan Tindakan Perbaikan – Dengan melakukan root cause analysis, akar masalah akan ditemukan. Jika tim telah menemukan dan memahami akar masalah, segera buat rencana perbaikan dan lakukan tindakan langsung untuk memperbaiki akar masalah.
8) Periksa Hasil – Kini tindakan perbaikan telah dilakukan, dan saatnya untuk memeriksa hasilnya. Ada indikator yang menunjukkan apakan kinerja tim dalam melakukan perbaikan sudah efektif ataukah masih ada kekurangan. Jika masih ada kekurangan, lakukan analisa ulang.
9) Standardisasi – Jika hasil telah terbukti efektif, maka buatlah standar. Standar ini akan menjadi patokan program perbaikan selanjutnya untuk memastikan hasil perbaikan tersebut sustainable dan dapat dijalankan dengan konsisten.
10) Lakukan Follow Up – Untuk beberapa masalah dan tindakan yang belum selesai selama Kaizen event, lakukan follow up / tindak lanjut dan pastikan semua tindakan selesai dengan baik. Lakukan review untuk memastikan hasil perbaikan bersifat sustainable dan berjalan dengan konsisten.
11) Lakukan Selebrasi dan Ulangi Siklus – Setelah tercipta improvement dengan Kaizen Event dengan hasil yang konsisten dan sustainable, rayakan keberhasilan tersebut bersama tim. Dalam kondisi moral yang tinggi, rencanakan untuk melakukan kaizen event berikutnya.
Dengan menjalankan Kaizen Event, baik perusahaan ataupun karyawan akan mendapat banyak keuntungan. Sesuai dengan tujuan Kaizen, pada perusahaan akan terjadi peningkatan kinerja, seperti produktifitas meningkat, yield meningkat, throughput meningkat dan tentunya akan mendukung terciptanya produk dengan kualitas lebih baik. Dengan Kaizen, perusahaan dapat mulai mengurangi inventori, mempercepat changeover, membuat area kerja lebih efisien, kerja lebih ringan serta banyak manfaat lainnya.***   Diadaptasi dari artikel LeanIndonesia.com dan shiftindonesia.com